Vertrag als PDF unterschreiben und zurücksenden
Um einen Vertrag als PDF mit OnCloudPDF zu unterschreiben, glätten Sie zuerst ausgefüllte Formularfelder, nummerieren bei Bedarf die Seiten, fügen mit PDF unterschreiben ein Bild Ihrer Unterschrift ein und prüfen vor dem Versand die Eigenschaften der Datei. Das Ergebnis ist ein Bild Ihrer Unterschrift auf der Seite, keine zertifikatsbasierte digitale Signatur. Klären Sie daher, ob die andere Partei diese Art von Unterschrift akzeptiert.
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Zuerst prüfen: Welche Art von Unterschrift verlangt der Vertrag?
Viele alltägliche Vereinbarungen, etwa ein Mietzusatz, ein Angebot eines Freiberuflers oder eine Einverständniserklärung, werden mit einer einfachen Unterschrift akzeptiert: Ihr Name, geschrieben oder gezeichnet auf der Seite. Andere Verträge verlangen eine strengere Form, zum Beispiel eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine mit Zertifikat erstellte Signatur, die ein Vertrauensdiensteanbieter bestätigt. Welche gilt, hängt vom Dokument, vom Land und von der Gegenseite ab. Fragen Sie nach, wenn der Vertrag dazu nichts sagt.
Das ist wichtig wegen dessen, was PDF unterschreiben tut. Das Tool bettet ein Bild Ihrer Unterschrift in die Seite ein. Es erzeugt keine zertifikatsbasierte digitale Signatur, hält nicht fest, wer unterschrieben hat, und macht die Datei nicht manipulationssicher erkennbar. Es entspricht dem digitalen Gegenstück dazu, einen Ausdruck zu unterschreiben und einzuscannen. Verlangt der Vertrag mehr, nutzen Sie einen spezialisierten Dienst für elektronische Signaturen, den die Gegenseite auswählt.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Die folgende Reihenfolge sorgt dafür, dass kein Schritt den vorherigen zunichtemacht. Alle Tools laufen in Ihrem Browser, der Vertrag wird also nicht zu OnCloudPDF hochgeladen.
- Formularfelder zuerst ausfüllen. Tragen Sie Name, Datum und weitere Angaben mit PDF ausfüllen in die ausfüllbaren Felder ein (oder in Ihrem gewohnten Anzeigeprogramm) und speichern Sie die Datei.
- Das Formular mit PDF glätten fest einbinden. Das wandelt ausfüllbare Felder (Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen) in festen Seiteninhalt um. Die Werte lassen sich nicht versehentlich ändern und sehen in jedem Anzeigeprogramm gleich aus. Der Text bleibt markierbar, und andere Anmerkungen wie Kommentare oder Hervorhebungen werden nicht gezielt geglättet. Behalten Sie Ihr Original: Eine geglättete Kopie lässt sich nicht erneut ausfüllen.
- Bei Bedarf Seitenzahlen mit Seitenzahlen in PDF einfügen hinzufügen. Nummerierte Seiten erleichtern beiden Seiten den Verweis auf eine Klausel und zeigen auf einen Blick, dass keine Seite fehlt. Die Nummerierung beginnt immer bei 1 auf der ersten Seite und umfasst jede Seite. Überspringen Sie den Schritt, wenn der Vertrag bereits gedruckte Nummern hat, sonst erscheinen zwei.
- Mit PDF unterschreiben unterschreiben. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Maus oder Finger auf die Zeichenfläche oder laden Sie ein PNG- oder JPEG-Bild davon hoch. Wählen Sie erste, letzte oder alle Seiten und geben Sie dann X- und Y-Position sowie die Größe in Punkten ein. Klicken Sie auf „PDF unterschreiben“ und laden Sie die Datei herunter, deren Name auf _signed endet.
- Das Ergebnis in einem Anzeigeprogramm prüfen. Zoomen Sie auf die Unterschrift, prüfen Sie, dass sie auf der Unterschriftslinie sitzt und ihre Proportionen nicht verzerrt sind.
- Eigenschaften mit PDF-Metadaten anzeigen prüfen und bei Bedarf mit PDF-Metadaten bearbeiten ändern, bevor Sie die Datei versenden.
Die Unterschrift richtig platzieren
„PDF unterschreiben“ hat keine Vorschau zum Anklicken der Position. Sie legen die Unterschrift über X- und Y-Werte in PDF-Punkten fest, gemessen von der linken unteren Ecke der Seite. Voreingestellt sind 50, 50 und eine Größe von 150 mal 50. Ein Punkt ist 1/72 Zoll, eine A4-Seite ist also etwa 595 Punkte breit und 842 Punkte hoch. Eine Unterschriftslinie unten rechts auf einer A4-Seite braucht vielleicht ein X von etwa 350 und ein Y von etwa 80; korrigieren Sie nach dem ersten Versuch.
Zwei Details sparen Zeit. Das Bild wird auf die eingegebene Breite und Höhe gestreckt, behalten Sie also das Seitenverhältnis Ihrer Zeichnung bei (bei einer Zeichnung im Verhältnis 3:1 nehmen Sie 150 mal 50 statt 150 mal 100). Außerdem gilt dieselbe Position für jede gewählte Seite: Wählen Sie für eine einzelne Unterschrift die erste oder letzte Seite und „alle Seiten“ nur für Paraphen auf jeder Seite. Jeder Durchlauf setzt eine Unterschrift; für Ihren Namen auf der letzten Seite und Paraphen auf den anderen brauchen Sie getrennte Durchläufe, die jeweils mit der vorherigen Ausgabe beginnen.
Metadaten: Was Sie vor dem Versand prüfen sollten
PDF-Dateien tragen versteckte Dokumenteigenschaften: Titel, Autor, Thema, Stichwörter, Ersteller, PDF-Erzeuger sowie Erstellungs- und Änderungsdatum. Stammt der Vertrag aus einer Vorlage, steht im Autorenfeld vielleicht ein Name oder eine Firma, die Sie nicht weitergeben möchten, oder der Titel ist ein Entwurfsname.
PDF-Metadaten anzeigen zeigt diese Felder schreibgeschützt. PDF-Metadaten bearbeiten kann Titel, Autor, Thema, Stichwörter und Ersteller überschreiben. Ein Feld leeren kann es nicht: Ein leer gelassenes Feld behält seinen ursprünglichen Wert, überschreiben Sie es also mit anderem Text. Nach XMP-Metadaten oder anderen versteckten Daten sucht das Tool ebenfalls nicht, es ist also kein vollständiger Metadaten-Bereiniger. Mehr dazu unter PDF vor der Weitergabe bereinigen.
Was jeder Schritt verändert
| Schritt | Tool | Was sich ändert | Grenze, die Sie kennen sollten |
|---|---|---|---|
| Formularwerte fixieren | PDF glätten | Formularfelder werden zu festem Seiteninhalt | Nur Formularfelder; andere Anmerkungen werden nicht geglättet; nicht erneut ausfüllbar |
| Seiten nummerieren | Seitenzahlen in PDF einfügen | Zeichnet eine Nummer auf jede Seite | Beginnt immer bei 1; kein eigenes Präfix; kann gedruckte Nummern doppeln |
| Unterschrift einfügen | PDF unterschreiben | Setzt ein Unterschriftsbild ein | Nur ein Bild, keine digitale Signatur; erste, letzte oder alle Seiten |
| Eigenschaften ansehen | PDF-Metadaten anzeigen | Nichts (schreibgeschützt) | Nur Standardfelder; zeigt die ersten 10 Seiten |
| Eigenschaften bearbeiten | PDF-Metadaten bearbeiten | Überschreibt fünf Standardfelder | Kann kein Feld leeren; kein vollständiger Bereiniger |
Den unterschriebenen Vertrag versenden
Bewahren Sie das nicht unterschriebene Original und die unterschriebene Kopie auf und benennen Sie die unterschriebene Datei eindeutig, damit sie nicht mit einem Entwurf verwechselt wird. Braucht der Vertrag Ihre Unterschrift auf jeder Seite, führen Sie den Schritt „Unterschreiben“ mit „alle Seiten“ aus. Ist die Datei für eine E-Mail zu groß, lesen Sie PDF für den E-Mail-Versand verkleinern. Bedenken Sie, dass jeder, der die Datei hat, das Unterschriftsbild daraus kopieren kann. Senden Sie das unterschriebene PDF daher nur an die Personen, die es brauchen.
Häufige Fragen
Ist eine mit OnCloudPDF eingefügte Unterschrift rechtlich verbindlich?
Das hängt vom Vertrag, vom Land und davon ab, was die Parteien akzeptieren; diese Website kann keine Rechtsberatung geben. Das Tool setzt ein Bild Ihrer Unterschrift ein und erzeugt keine zertifikatsbasierte digitale Signatur. Für Verträge, die eine qualifizierte elektronische Signatur verlangen, genügt es daher möglicherweise nicht.
Kann ich in einem Durchlauf an mehreren Stellen unterschreiben?
Nein. Jeder Durchlauf setzt eine Unterschrift mit einer Position und einer Größe auf die erste, letzte oder alle Seiten. Für andere Positionen führen Sie das Tool erneut auf der vorherigen Ausgabe aus.
Warum das Formular vor dem Unterschreiben glätten?
Das Glätten wandelt ausfüllbare Felder in festen Seiteninhalt um, sodass die eingegebenen Werte überall gleich aussehen und nicht durch einen versehentlichen Klick verändert werden. Behalten Sie das Original, denn eine geglättete Datei lässt sich nicht erneut ausfüllen.
Verlässt der Vertrag mein Gerät?
Die Tools dieses Ablaufs verarbeiten die Datei in Ihrem Browser, sie wird also nicht zu OnCloudPDF hochgeladen. Was Sie danach mit der fertigen Datei tun, etwa sie per E-Mail zu versenden, liegt bei Ihnen.